6. COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

           6.1 INTRODUCCIÓN

            La comunicación en la empresa es un elemento necesario e imprescindible para que el funcionamiento y la gestión de la empresa se realice de una forma correcta. Dentro de una empresa la comunicación se producirá desde diferentes medios y con formas y objetivos diversos.

            6.2 MARCO TEÓRICO

                        6.2.2 Definición

La comunicación es un proceso dinámico e irreversible, intencional y complejo, que progresa en el espacio y en el tiempo, mediante el cual intercambiamos e interpretamos mensajes significativos en un contexto determinado.
Es una función de carácter estratégico y un elemento de progreso y de eficacia en la vida institucional, económica y política, por lo que constituye un valor social, ya que fomenta la participación en nuestras sociedades.
            En la empresa, la comunicación es un elemento mediatizador que pretende convencer, persuadir, influir e informar de los objetivos que se propone.
Es una herramienta estratégica para la gestión de empresas, es decir, la comunicación en la empresa es un instrumento de gestión y de dirección que depende de las políticas, las estrategias y las posiciones que adopta una empresa en cada situación concreta.

                       

6.2.3 Objetivos

            Dentro de la empresa pretende apoyar su estrategia aportando coherencia e integración entre objetivos, planes y acciones de dirección, así como difundir y gestionar la imagen y la información.

            Para la comunicación en la empresa hay que considerar diversos puntos:

1. La clave de la comunicación consiste en gestionarla bien mediante un departamento de comunicación y un responsable que se encargue de aplicarla con medios adecuados.

2. Se debe considerar que una empresa no vive aislada de la sociedad, por lo tanto deben contribuir de forma activa en los problemas y actividades comunes.

3. La creciente complejidad de nuestra sociedad requiere un cambio en la comunicación, que exige:

- Comunicación multidireccional
- Amplia participación
- Comunicación por objetivos
- Innovación y creatividad
- Sostenibilidad de los proyectos y de la metodología de comunicación
- Implantación de las nuevas tecnologías
- Gestión del conocimiento

4. Comunicar con eficacia depende de la necesidad de comunicar.

5. La comunicación es un instrumento de gestión que poseen las empresas actuales para innovar, mejorar la calidad de la dirección, anticipar los cambios y propiciar la toma de decisiones.

6. Organizar y sistematizar la comunicación en la empresa significa racionalizar y encontrar un lenguaje común que permita desarrollar una comunicación estable.

7. Muchas empresas han integrado a comunicadores, responsables y técnicos de la comunicación en calidad de expertos con un alto nivel de conocimientos de la práctica profesional y un dominio conceptual y técnico de la comunicación como función estratégica de la dirección de empresas.

8. Los profesionales de la comunicación participan cada vez más en actividades de formación, asesoramiento y consejo en las empresas, como eje de relación con las diferentes funciones en todos los ámbitos de la empresa.

6.3 PROCESO DE COMUNICACIÓN

            -Código: Conjunto de signos, señales y símbolos socialmente admitidos para transmitir ideas.

            -Canal: Medio a través del cual se transporta el mensaje.

-Emisor: Persona que transmite el mensaje. Analiza los destinatarios, decide qué quiere comunicar, selecciona un código y un canal en función del mensaje y el receptor y analiza los resultados obtenidos para retroalimentar el proceso.

            -Receptor: Persona que recibe el mensaje. Interpreta el mensaje y emite una respuesta.

            -Ruido: Conjunto de factores no planificados que pueden interrumpir o en la correcta interpretación del mensaje.

                       

            6.4 TIPOS DE COMUNICACIÓN 

            En las organizaciones aparecen dos tipos de comunicación:

-Formal: Es aquella que da la propia organización como tal

-Informal: Es espontánea y se da cuando un trabajador necesita ponerse en contacto con otro pero sin un canal formal

           

Los diferentes tipos de comunicación que podemos encontrar son:

-Horizontales: Se produce entre personas del mismo nivel jerárquico dentro de la empresa. Su función es subministrar apoyo entre los trabajadores y coordinar tareas.

-Verticales: Se produce entre las diferentes jerarquías empresariales. Existen dos posibilidades:

            .Descendentes: De áreas más altas a inferiores. Es la utilizada por los mando superiores, la dirección, para mantener informados a los trabajadores.  Con ella se controla la conducta de los subordinados y se regula el funcionamiento. Es una información de poder, su efectividad dependerá de lo extensa que sea la jerarquía de la empresa.

.Ascendentes: De áreas más bajas de la organización a más altas. Es complementaria a la ascendente, los subordinados informan a la dirección. Suele ser insuficiente y poco valorada por la jerarquía.

6.5 REDES DE COMUNICACIÓN

            Definen los canales por los que fluye la información. Encontramos de dos tipos:

-Redes de comunicación formal: Respetan la jerarquía empresarial y solo tienen en cuenta el puesto de los individuos, no su personalidad. Los tipos más frecuentes que pueden adoptar estas redes son los siguientes:

            .Red en cadena: Las comunicaciones se establecen con el miembro más próximo.

            .Red en estrella: El individuo central puede comunicarse con todos los demás.

            .Red en Y: Combina la red en cadena y en estrella. Es efectiva para realizar acciones complejas divididas en múltiples acciones más simples.

            .Red en círculo: No hay comunicaciones transversales.

            .Red de vías múltiples: Permite a los miembros comunicarse con una gran satisfacción y un alto sentimiento de participación.

-Redes de comunicación informal: Surgen espontáneamente de las relaciones entre personas, por la afinidad o las necesidades personales y agilizan la comunicación. Las más frecuentes son:

            .Cadena en línea: La información se transmitida hasta la última persona.

            .Cadena reticular: La información puede que no se transmita en su totalidad.

            .Cadena casual: La información se transmite sin orden y difícilmente llega a todos.

            .Rumor: Una persona se encarga de informar a todos los que la rodean.

6.6 PARTE APLICADA

-------- Comunicación vertical Ascendente: Es la comunicación entre Dirección y los diferentes departamentos. Su finalidad es comunicar las pautas y las gestiones a seguir para conseguir una coordinación adecuada de las actividades en los diferentes mercados de negocios, un control sobre el financiamiento y una promoción adecuada.

                Comunicación vertical Descendente: Intercambio de información entre los diferentes departamentos y Dirección. Se trataran los diferentes puntos de vista desde el nivel medio de la empresa, las necesidades y las pautas que consideran que se deben modificar o mejorar.

                Comunicación horizontal: Los diferentes departamentos deberán coordinarse entre ellos para seguir las directrices de la misma manera. La comunicación entre las diferentes áreas del mismo nivel es imprescindible para mantener un orden en la empresa. Dirección Técnica recibirá información del departamento Financiero en referencia a la economía de la empresa, y a su vez le dirá en qué mercados se invertirá. Marketing informará de las relaciones de cooperación entre los diferentes países y a su vez recibirá información económica.

                      

                Comunicación vertical descendente: Staff recibirá de los diferentes departamentos las pautas y órdenes a seguir para cumplir los objetivos, tanto a nivel administrativo como a pie de calle.

--------- Comunicación vertical ascendente: Mantendrán informados a los diferentes departamentos de todo lo que ocurra, de sus diferentes dudas y necesidades.

                 Comunicación horizontal: Es el área que más se tiene que comunicar, ya que llevará la parte del proceso más administrativa y más cercana al cliente, deben de estar coordinados entre ellos y comunicar constantemente las diferentes gestiones realizadas.

--------- Dirección mantendrá relaciones con el exterior, con los diferentes países objetivo y con sus empresas para poder realizar intercambios culturales.

                   Los diferentes países nos informaran de los intereses y necesidades que tienen sus empresas.

6.7 CONCLUSIÓN

La comunicación en la empresa es una herramienta indispensable para transmitir un mensaje y que llegue al receptor de la forma deseada. Muchas veces las empresas no utilizan esta herramienta tan necesaria como útil y dejan escapar oportunidades, empleados u objetivos por no saber cómo utilizarla. Actualmente tenemos muchos medios y recursos para transmitir mensajes y las empresas deberían aprovecharlos.

            6.8 WEBGRAFÍA

- http://www.mailxmail.com

- http://es.wikipedia.org

- Berlo, D.K. (1984). Redes de comunicación.